Der FSP Dataroom – moderner und schneller Datentransfer

Von der stetig fortschreitenden Digitalisierung sind auch sämtliche Bereiche der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung betroffen. In diesem Zusammenhang wird auch die Möglichkeit eines schnellen Austauschs großer Datenmengen in Echtzeit wichtiger. Dabei sind Unternehmen wie Privatpersonen gleichermaßen betroffen, dieses effizient und sicher zu organisieren.

Der klassische digitale Weg des Datenaustauschs via E-Mail ist regelmäßig mit Problem der Datensicherheit behaftet. Es existieren vielfältige Varianten von E-Mail-Verschlüsselungen; ein einheitlicher Standard existiert jedoch nicht. Im Ergebnis wird daher aus Bequemlichkeit häufig auf eine Verschlüsselung verzichtet. Wir haben uns daher entschlossen den FSP Dataroom zu schaffen, um einen sicheren und einfachen Datenaustausch mit unseren Mandanten organisieren zu können.

Zum Thema Sicherheit das wichtigste vorab: Es handelt sich um eine Softwarelösung „made und hostet in Germany“, d.h. die Daten werden auf Servern in Deutschland in zertifizierten Rechenzentren gespeichert. Ein Höchstmaß an Datensicherheit wird damit gewährleistet. Für die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten beschreiten wir mit dieser Lösung neue Wege. Der Dataroom bietet uns Möglichkeit einer modernen und effektiven Zusammenarbeit mit unseren Mandaten. Die Nutzung lässt sich für unterschiedliche Sachverhalte individuell anpassen, so dass ein projektbezogener, fachlicher Workflow dargestellt werden kann. Die digitale Weiterentwicklung der Prozesse unserer Mandanten sowie unserer Kanzlei erhält hiermit einen weiteren Baustein für eine zeitsparende und projektbezogene Kommunikation.

Als Beispiel für einen Anwendungsfall sei die Anfertigung einer Einkommensteuererklärung genannt. Wir legen im Dataroom ein Projekt „Einkommensteuer“ an. In diesem Projekt hinterlegen wir eine Anforderungsliste der relevanten Unterlagen. Anschließend erhält unser Mandant eine Einladung zu seinem Projektraum via E-Mail. Nach erfolgter Registrierung gelangt unser Mandant über das Dashboard zu den für ihn freigeschalteten Projekten. In dem Projekt können nun die angeforderten Dokumente direkt an die Anforderungsliste angeheftet werden. Der Upload funktioniert z.B. per Drag & Drop. So wird ein strukturierter Datenaustausch gewährleistet.

Nach abgeschlossenem Upload können wir die Unterlagen unseres Mandanten in unser DMS überführen. In vergleichbarer Weise können wir den Dataroom für sämtliche Bereiche unserer Tätigkeit anpassen, sei es für Buchführung, Jahresabschlusserstellung oder die Prüfung von Jahresabschlüssen. Ebenso lassen sich Einzelprojekte wie z.B. Due Diligence, Unternehmensbewertungen, Erbschaft- und Schenkungsteuererklärungen und vieles mehr abbilden.

Für unsere Mandanten ist die Nutzung selbstverständlich kostenfrei.